Utrecht

Veenendaal

Secretaresse met kennis van de franse taal

Secretariële taken
- Beheer van contracten, correspondentie en communicatie;
- Consolidatie van de status van het programma executies van de afdeling, die de budgettaire en financiële aspecten, de centralisatie van de activiteitenkalender (evenementen, vergaderingen, dienstreizen, ..) en laat omvat;
- Voorbereiding en organisatie van interne en externe vergaderingen waarop het hoofd van de afdeling of de afdeling is / zijn betrokken; nemen de notulen van de departementale vergaderingen.
- Indeling, creatie en archiveren van de dossiers.

Administratieve ondersteuning van het Education Program
- Verzoeken van de kostenramingen en de opstelling van begrotingen (reizen, hotel, maaltijden, huur, lonen, dagvergoedingen, enz.);
- Organisatie van reizen en alle andere logistieke aspecten (visum aanvragen, verzekering, leverancier? S citaten, enz.);
- Oprichting van alle documenten met betrekking tot opleidingen (inschrijving, uitnodigingen, informatie aan de deelnemers, deelnemers lijsten, winstbewijzen, enz.);
- Voorbereiding van contracten (partners en eigen) en van de administratieve en financiële ontwerpen, uitvoeren en afsluiten van contracten (de bijbehorende toelichting, eerste opdracht, verzoeken om betaling, credit aanmeldingen, extra inzet, betrokkenheid eindigt, het sluiten van documenten van het project);
- Analyse van de conformiteit van de contractuele verplichtingen, de documenten die door de aannemer, in het bijzonder de financiële verslagen;

- Beheer van de correspondentie, communicatie en vertaling van kleine documenten (FR / NL) naar gelang van de behoeften;
- Update coördinaten van partners en van de volledige database verbonden aan het programma;
- Indeling, bijwerken en archiveren van educatieve dossiers, inclusief die van het hoofd van het Departement.

Uitstekende kennis van de franse en de engelse taal
HBO werk- en denkniveau
Secretariele opleiding én recente ervaring

Overig

HBO

Vast

40

29-07-2010